Efisiensi, Sistem dan Proses Kerja

1.Efisiensi Daya

Efisiensi merupakan landasan pemikiran dari kegiatan manajemen, termasuk di dalamnya sistem. Pembahasan mengenai sistem juga diperluas meliputi sistem dalam organisasi, sistem informasi bagi pimpinan, sistem persediaan dan harga, serta sistem pajak. Dalam bahasa Indonesia, efektif diterjemahkan dengan hasil guna, sedangkan efisien diterjemahkan daya guna. Ini menunjukan bahwa hasil guna lebih ditekankan pada hasilnya saja. Sementara daya guna, disamping hasilnya, juga ditekankan pada daya atau usaha/pengorbanan untuk mencapai hasil tersebut, agar tidak terjadi pemborosan.

2.Batasan Efisiensi

Efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan mengguanakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia (material, mesin, dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, didalam keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu bias berubah) tampa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu (Wirapati dalam The Liang Gie, 1976, hlm.26).

                Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu hasil dengan usahanya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi berikut ini.

1.      Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien, jika suatu usaha memberikan hasil yang maksimum. Maksimum dari segi mutu atau jumlah satuan hasil itu.

2.      Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien, jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha  yang minimum, mencakup lima unsur: pikiran, tenaga jasmani, waktu, ruang, dan benda (termasuk uang). (The Liang Gie dan Miftah Thoha, 1978, hlm. 8-9).

Efisiensi menurut Ghiselli dan Brown:

The term efficiency has a very exact definition. It is expressed as the ratio of output to input (E.E. Ghiselli & C.W. Brown, 1955, hlm.251)

Jadi, menurut Ghiselli & Brown, istilah efisiensi mempunyai pengertian yang sudah pasti, yaitu menunjukan adanya perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input).

Dari ketiga pendapat tersebut terdapat tiga perbedaan yaitu sebagai berikut:

1.      Batasan efisiensi menurut Wirapati hanya menunjukan efisiensi yang dilihat dari segi  pengorbanannya saja. Dengan pengorbanan material, mesin, tenaga, dan waktu yang tersedia, mencapai suatu hasil. Kalau hasilnya baik maka termasuk efisien, tetapi kalau hasilnya tidak baik, maka termasuk tidak efisien.

2.      Batasan efisien dari The Liang Gie dan M. Thoha dilihat dari segi output dan input, dengan ketentuan efisiensi adalah perbandingan terbaik; sifatnya tertutup. Jadi, yang ada adalah sesuatu kegiatan itu efisien atau tidak efisien. Efisiensi tidak ada tingkatannya. Tidak ada istilah lebih efisien atau kurang efisien.

3.      Batasan efisien menurut Ghiselli & Brown menunjukan bahwa efisien adalah perbandingan antara output dan input (tidak harus merupakan perbandingan terbaik).

Dari ketiga batasan tersebut terlihat adanya tiga perbedaan pendapat sebagaimana telah disampaikan di atas. Kiranya perlu dibadakan antara pengertian efisiensi dengan pengertian efisiensi optimal. Efisiensi adalah perbandingan antara output dan input. Efisiensi optimal adalah perbandingan terbaik antara output dan input.

 Istilah output dapat diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia: keluaran, hasil, atau manfaat sedangkan input dapat ditrjemahkan menjadi: masukan, usaha, atau pengorbanan. Selanjutnya secara silih berganti, penulis akan menerjemahkan output = hasil sedangkan input = pengorbanan.

3. Prinsip Berlakunya Efisiensi

Untuk menentukan apakah suatu kegiatan itu termasuk efisien atau tidak maka prinsip-prinsip persyaratan efisiensi harus terpenuhi, yaitu sebagai berikut.

1.      Efisiensi harus dapat diukur

Standar untuk menetapkan batas antara efisien dan tidak efisien adalah ukuran normal. Ukuran normal ini merupakan patokan (standar) awal, untuk selanjutnya menentukan apakah suatu kegiatan itu efisien atau tidak. Batas ukuran normal untuk pengorbanan adalah pengorbanan maksimum, sedangkan batas ukuran normal untuk hasil adalah hasil minimum. Kalau tidak dapat diukur maka tidak akan dapat diketahui apakah suatu cara kerja atau suatu kegiatan itu efisien atau tidak.

2.      Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional

Rasional artinya segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian akan lebih terjamin. Subjektivitas pengukuran dan penilaian dapat dihindarkan sejauh mungkin.

3.      Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu)

Dengan demikian, kuantitas boleh saja ditingkatkan tetapi jangan sampai mengorbankan kualitasnya. Jangan mengejar kuantitas tetapi dengan mengorbankan mengorbankan kualitas. Jangan sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitasnya rendah. Mutu harus tetap dijaga baik.

4.      Efisiensi merupakan teknik pelaksanaan

Sehingga jangan sampai bertentangan dengan kebijakan. Tentu saja kebijakan sudah dipertimbangkan dari berbagai segi yang luas cakupannya, pelaksanaan operasionalnya dapat diusahakan seefisien mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan.

5.      Pelaksanaan efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan

Ini berarti bahwa penerapannya disesuaikan dengan kemampuan sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain.

6.      Efisiensi itu ada tingkatannya

Secara sederhana dapat ditentukan penggolongan tingkat efisiensi, missal:

a.       Tidak efisien

b.      Kurang efisien

c.       Efisien

d.      Lebih efisien, dan

e.       Paling efisien (optimal).

Tingkat efisiensi dapat juga mengguakan angka persentase (%).

Keenam syarat itu harus dipenuhi untuk menentukan tingkat efisiensinya. Kalau persyaratan-persyaratan tersebut tidak terpenuhi maka tidak dapat digunakan untuk mengetahui apakah suatu kegiatan atau cara kerja itu efisin atau tidak efisien, dan tidak dapat menentukan seberapa tinggi tingkatan efisiensinya. Efisiensi dapat dilihat dari segi hasil (output) dan juga dapat dilihat dari segi pengorbanan (input). Semuanya itu dimulai dengan batas ukuran normalnya dulu, selanjutnya barulah diketahui efisien atau tidaknya, atau tingkat efisieninya.

4. Dua Segi Efisiensi

Seperti telah disebutkan di atas, efisiensi dapat ditinjau dari dua segi, yaitu sebagai berikut.

1.      Segi Hasil (output)

Yang dimaksud efisiensi dari segi hasil, yaitu hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu. Kemudian pengorbanan misalnya (tenaga, pikiran, uang, atau lainnya) juga ditetapkan.  Ini merupakan batas normal pengorbanan. Kalau ternyata pengorbanan lebih sedikit dari pada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi kalu pengorbanannya lebih banyak, itu termasuk tidak efisien.

Batas normal hasil minimum berupa:

a.       Produk/barang yang dihasilkan,

b.      Jasa yang dihasilkan,

c.       Tugas yang diperintahkan,

d.      Target minimum yang harus dicapai,

e.       Daftar tugas (job description) yang harus dilaksanakan,

f.       Kepuasan, dan lain-lain.

2.      Segi Pengorbanan (input)

Ditinjau dari segi pengorbanan normal, yaitu dengan pengorbanan (tenaga, pikiran, waktu atau lainnya) yang ada yang ditetapkan, kemudian ditetapkan hasil minimum yang harus dapat dicapai. Kalau hasil yang dicapai itu dibawah hasil minimum, cara kerjanya tidak termasuk efisien. Apabila hasil yang tercapai persis sama dengan hasil minimum yang ditetapkan, cara kerjanya termasuk normal. Tetapi kalau hasil yang dicapai lebih dari hasil minimum yang telah ditetapkan, cara kerjanya termasuk efisien.

Batas normal pengorbanan maksimum antara lain berupa penggunaan:

a.       Waktu maksimum,

b.      Tenaga maksimum,

c.       Biaya maksimum, dan

d.      Pikiran maksimum.

Mengenai pengorbanan (input) dimungkinkan juga kombinasi pengorbanan. Misalnya, pengorbanan kombinasi tenaga yang dikerahkan dan lamanya waktu penyelesaian pekerjaan untuk mencapai hasil yang dikehendakinya.  (Syamsi, Ibnu, 2004, hlm 2-7)

Dengan demikian efisiensi daya merupakan daya guna pengoptimalan dari hasil dan usaha yang telah ditetapkan dari sebelumnya. Mengenai hasil dan usaha yang dilaksanakan, jika lebih kecil maka disebutlah efisien akan tetapi jika lebih besar maka tidaklah efisien. 

Referensi:

Syamsi, Ibnu. (2004). Efisiensi, Sistem, dan Proses Kerja. Jakarta: Bumi Aksara.